Politique de confidentialité

1. Responsable de traitement

Le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées via le service « Efrei Assos » est l'association Club-Rézo, association étudiante indépendante loi 1901, 30 avenue de la République, 94800 Villejuif, voir les mentions légales.

2. Délégué à la protection des données

Toute question relative à la protection des données personnelles, ou toute demande d'exercice de vos droits, peut être adressée à dpo@club-rezo.net.

3. Données collectées

Selon votre usage du service, les données suivantes peuvent être traitées :

• Identité : prénom, nom, email, campus, filière, promotion, numéro étudiant, date de naissance, genre (importées depuis Efrei Assos Connect, voir section 4).
• Compte et profil : photo de profil, identifiant Discord, compte Instagram, si vous choisissez de les renseigner.
• Adhésions associatives : statut de candidature/adhésion, motivation de candidature, rôle et permissions au sein d'une association, décision et motif de décision.
• Participation aux événements : statut d'inscription, présence à l'événement.
• Fiches event : lorsqu'une association organise un événement, les informations saisies dans la fiche (organisateurs, contact, effectif attendu, budget, mesures de sécurité, etc.) sont enregistrées et peuvent désigner nommément des étudiants organisateurs.
• Demandes d'autorisation d'absence (DAE) : motif d'absence, créneaux de cours concernés, décision des signataires.
• Journal d'activité (audit) : certaines actions de gestion (validation d'adhésion, de paiement, changement de rôle…) sont horodatées et associées à leur auteur, à des fins de traçabilité et de sécurité.
• Clés d'API : seule une empreinte technique (hash) de la clé est conservée, jamais la clé elle-même une fois affichée.

4. Origine des données

Les données d'identité (prénom, nom, email, campus, filière, promotion, numéro étudiant, date de naissance, genre) sont importées automatiquement, lors de votre première connexion puis périodiquement, depuis « Efrei Assos Connect », le système d'authentification unique développé par Efrei Assos. Ce système n'est en aucun cas affilié à l'établissement Efrei ; la seule condition pour y créer un compte est de disposer, ou d'avoir disposé, d'une adresse email @efrei.net. Les autres données sont saisies directement par vous ou par les gestionnaires des associations dont vous êtes membre.

5. Finalités et bases légales

• Gestion des comptes utilisateurs et authentification : exécution du service demandé par l'utilisateur.
• Gestion des adhésions, des rôles et des événements associatifs : intérêt légitime des associations à administrer leur vie associative.
• Préparation des fiches event et des demandes d'autorisation d'absence : nécessaire à l'organisation des événements associatifs, sur la base de l'intérêt légitime des associations organisatrices.
• Sécurité du service et traçabilité des actions sensibles : intérêt légitime d'Efrei Assos.
• Champs facultatifs de profil (Discord, Instagram, photo) : consentement de l'utilisateur.

6. Destinataires des données

Les données sont accessibles aux personnels techniques du Club-Rézo et du BDE Efrei Paris (pour la maintenance du service) ainsi qu'aux gestionnaires d'une association, dans la limite des données relatives à leur association et des permissions attachées à leur rôle.

La fiche event générée par le service contient des instructions destinées à l'association organisatrice pour la transmission de certaines informations aux services compétents de l'Efrei. Cette transmission est effectuée par l'association elle-même, en dehors du service.

7. Hébergement et sous-traitants

L'ensemble des données est hébergé sur des serveurs appartenant au Club-Rézo, situés en France, dans les locaux de l'Efrei à Villejuif. Aucun prestataire tiers de paiement, d'envoi d'email ou de mesure d'audience n'est utilisé à ce jour : le service ne traite aucun paiement en ligne et ne dépose aucun cookie de mesure d'audience ou publicitaire (voir section 11).

8. Transferts hors de l'Union européenne

Aucune donnée n'est transférée en dehors de l'Union européenne : l'ensemble des traitements et de l'hébergement a lieu en France.

9. Durée de conservation

Les durées ci-dessous constituent les durées cibles de conservation appliquées par Club-Rézo :

• Compte et données d'identité : pendant toute la durée où votre adresse email @efrei.net reste active auprès d'Efrei Assos Connect, puis jusqu'à 12 mois après sa désactivation ou votre désinscription, avant suppression ou anonymisation.
• Adhésions associatives : pendant la durée de l'adhésion, puis jusqu'à 3 ans à des fins d'historique de la vie associative.
• Fiches event : jusqu'à 3 ans après la date de l'événement concerné.
• Journal d'activité (audit) : jusqu'à 3 ans, à des fins de sécurité et de preuve en cas de litige.
• Clés d'API : jusqu'à leur révocation par leur titulaire.
• Cookie de session : le temps de la session de connexion.

À ce jour, le journal d'activité ne fait pas encore l'objet d'une purge automatique au-delà de la durée cible indiquée ci-dessus ; une purge périodique est en cours de mise en place. Vous pouvez à tout moment demander la suppression anticipée de vos données dans les conditions prévues à la section 12.

10. Sécurité des données

L'authentification repose sur le système d'authentification unique de l'école : Club-Rézo ne crée ni ne conserve de mot de passe. Les fichiers (avatars, logos, documents…) sont stockés dans un espace de stockage privé, jamais exposé directement sur internet, et transitent uniquement via le service. Les clés d'API ne sont jamais conservées en clair, seule leur empreinte technique (hash) l'est.

11. Cookies et traceurs

Le service dépose un unique cookie, strictement nécessaire à votre connexion (maintien de votre session). Ce cookie ne nécessite pas de recueil de consentement, conformément à l'article 82 de la loi Informatique et Libertés, car il est indispensable à la fourniture du service que vous demandez. Aucun cookie de mesure d'audience, publicitaire ou de traçage tiers n'est utilisé.

12. Vos droits

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition, ainsi que d'un droit à la portabilité de vos données. Vous pouvez exercer ces droits en écrivant à dpo@club-rezo.net. Une réponse vous sera apportée dans les meilleurs délais.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, 75007 Paris, www.cnil.fr.

13. Modification de la politique

Cette politique peut être mise à jour, notamment pour refléter une évolution du service ou de la réglementation applicable. La date de dernière mise à jour en haut de cette page fait foi.